Arkivjobben ble med ett mye større

Arkivjobben ble med ett mye større

I tillegg til normal saksbehandling og post inn og ut, bygger nå arkivleder Kristin Wulvig og hennes medarbeider opp kommunens eget koronaarkiv for ettertiden.

Klikk for stort bildeArkivleder Kristin Wulvig Hun antar at de nå har opp mot tusen dokumenter, i alle fall flere hundre, i det nye koronaarkivet.

Stort volum
–Vi prøver å fange opp det vi kan fra alle kanaler, både epost, sosiale medier, informasjon på kommunens nettsider og sms-er. Teknologien går så fort at om vi ikke tar vare på informasjonen, så forsvinner den, sier hun og medgir at de ikke har sjans til å få med seg alt, men at de gjør det de kan for å få med seg det viktigste.

–Volumet nå er mye større enn i normaltid, noe som også forsterkes av at de fleste ansatte i kommunen er på hjemmekontor og at vi skal bistå dem i en ny situasjon, påpeker hun.

Egne retningslinjer er utformet med tanke på hva de skal ta vare på av koronaspesifikk informasjon.

Viktig dokumentasjon
–Med så vidt mye koronainformasjon – spesielt den første tiden – har alt vært ganske intenst.

Ifølge Wulvig vil koronadokumentasjonen være svært viktig i forhold til det evalueringsarbeidet som vil komme.

–Om noen år vil dette materialet garantert også være interessant for forskning. Koronapandemien rammer direkte enkeltpersoners og familiers liv, sier hun.

–Føler du på et stort ansvar oppi dette?

–Ja, absolutt, men i bunn og grunn er det den enkelte saksbehandler sitt ansvar at vi får informasjonen inn, understreker Wulvig.

Overordnet blikk
Som veldig mange andre ansatte i Gjesdal kommune er også hun på hjemmekontor om dagen, men går ukentlig innom Storahuset for å scanne brevpost.  

All dokumentasjon arkiveres i ulike fag- og saksbehandlingssystemer, der Wulvig som arkivleder har det overordnede blikket på hva som skal tas vare på og ikke.  

–For vår del hadde vi kommet langt på vei med den digitale hverdagen også før korona, sier hun.

Og selv om de allerede har dokumentert mye av koronakommunikasjonen til og fra kommunen, er likevel ikke arkivhjernen hennes helt fornøyd:

–Vi klarer bare å fange opp en brøkdel av det som verserer. Men jeg håper likevel at vi kan bidra til å gi et tilfredsstillende bilde av denne tiden.

*******************************************************************

Uventede handlingsmønstre og nye muligheter

Klikk for stort bildeTeamleder ved familiesenteret, Aud Marit Eidsaa Hauge
De hadde forberedt seg på en massiv pågang av bekymrede familier, barn og unge. Istedenfor ble det stille.

–Vi forventet og forberedte oss på et stort antall henvendelser som følge av koronaviruset, spesielt da skoler og barnehager ble stengt ned. Men slik ble det ikke, beskriver teamleder ved familiesenteret, Aud Marit Eidsaa Hauge.

–Jeg tror mange rett og slett hadde mer enn nok med å finne utav en helt ny situasjon med hjemmeskole, smittetiltak, jobbsituasjon og hjemmekontor, legger hun til.

Familiesenteret i Gjesdal er et tilbud til familier med barn fra 0-18 år som strever og trenger oppfølging utover det skole, barnehage og helsestasjon kan tilby.

Nytt, digitalt arbeidsrom
Selv var de rimelig forberedt og hadde allerede iverksatt smitteverntiltak uken før regjeringen valgte å stenge ned store deler av Norge. Da det ble klart at de ikke kunne ha åpen drift i lokalene på Ålgård, begynte et omfattende arbeid.

–Vi måtte for det første gjøre oss kjent med digitale flater og etablere oss et nytt, digitalt arbeidsrom. Vi startet med foreldreveiledning på telefon eller videosamtaler via Teams. Walk-and-talk og samtaler utendørs ble et alternativ til barn og ungdom. Rent faglig var vi dessuten opptatt av å orientere oss inn mot familier som vi tenkte ville ha spesielle behov for oss i denne tiden, og vi måtte også stenge ned all gruppeaktivitet, forteller hun.

At brukerne i stor grad uteble den første perioden ga dem større rom til å bli vant med en ny hverdag og til å få unnagjort internt arbeid og journalføring.

–Vi står nå bedre rustet til å ta imot nye familier når de er klare til å komme.

Har åpnet opp igjen
Det er fortsatt ganske rolig ifht nye henvendelser for de fem som jobber ved familiesenteret, men de er overbevist om at det kan komme en bølge av henvendelser etterhvert som mange nå kan se tilbake på den første koronafasen. Senteret har åpnet opp dørene igjen for samtaler innendørs og flere av brukerne har koplet seg på.

–Vi tar imot folk her på senteret nå. Samtidig ser vi lengre fram og øyner muligheten for å kunne tilby mer av tilbudet vårt også digitalt, sier teamlederen.

Sammen drøfter de nå ulike muligheter og vurderer for eksempel bruk av digitale verktøy både i gruppesamtaler og kursvirksomhet.

–Det tok litt tid å komme i gang med de digitale plattformene, men nå har vi lært oss mye og også sett at de digitale verktøyene gir oss nye og spennende muligheter, sier hun.

Fokus på samhold
For Aud Marit Eidsaa Hauge har det i denne perioden vært viktig å ha et spesielt fokus også på ivaretakelsen av medarbeiderne.

–Vi har hatt hyppigere møter for å ivareta samholdet oss imellom og for å gi rom for innspill.

Å komme i en situasjon som samfunn, der vi mer eller mindre er isolert, gjør noe med oss som veiledere også. På samme måte som brukerne blir også vi sårbare og lettere satt ut. Det har derfor vært viktig å gi arbeidet en tydelig retning og vise romslighet i en tid der hverdagen er ganske annerledes. Å ha et fellesskap er viktig. Vi trenger input. Spesielt nå.